Программа «Бюро пропусков» предназначена для контроля над заявками от подразделений организации или контрагентов на выдачу пропуска и пропусками, выданными по заявкам. Программа рассчитана на работу инспектора бюро пропусков. Ниже описываются два варианта программы.
Вариант I автономная программа - АРМ «Бюро пропусков».
Вариант II разрабатывался для КИС Аэропорт – это встроенный программный модуль. В модуле предусмотрена возможность взимания платы за услуги бюро пропусков с выпиской квитанций на бланках строгой отчетности. Модуль связан с подсистемами, «Учет бланков строгой отчетности» и «Бухгалтерский учет».
Программа «Бюро пропусков» вариант I. Состав и основные функции
Автономный программный модуль. В программе ведется база данных организаций, сотрудников предприятия и прочих физических лиц, транспорта. Для них выписываются пропуска с указанием зон доступа. Так же в программе предусмотрено ведение базы электронных пропусков, сформированных во внешней программе.
Вся информация, введенная в базу данных, отображается в журналах документов. Форма журнала документов гибко настраивается, что позволяет оперативно анализировать информацию в разных разрезах. Возможна сортировка по любому полю журнала документов. Журналы документов снабжены мощным фильтром. Информация из журнала может оперативно выгружаться в Excell.
Заявка на пропуск. В программе предусмотрена регистрация поступающих от подразделений заявок на выдачу пропусков для физических лиц и транспорта. Заявка подается в специальной форме Excel, затем загружается в одноименный документ и на ее основании могут формироваться черновики пропусков. Но при наполнении базы справочной информацией, инспектору, возможно, удобнее выписывать пропуска и регистрировать организации, людей и транспорт без использования заявок Excel. |
 |
|
| Пропуск. Основной документ программного комплекса. Предназначен для выписки и печати пропусков различных видов. Может быть сформирован автоматически на основании документа «Заявка на пропуск». Заполняется на основании справочных данных –«Вид пропуска», «Зоны доступа», «Организации», «Физические лица» и «Транспорт». По наполнении базы данных справочной информацией сам пропуск вводится очень быстро. Предусмотрены постоянные пропуска и разовые пропуска, для физических лиц и для транспорта. Для разовых пропусков может быть еще материальный пропуск. Пропуска могут сразу же распечатываться. Форма пропуска разрабатывается по заявке заказчика. Типографский бланк пропуска для печати не используется. Постоянные пропуска могут быть продлены. Для разовых пропусков указывается время действия пропуска. Нумерация пропусков ведется отдельно по каждому виду пропуска. |
|
Электронный пропуск оформляется во внешней программе, но регистрируется и программном комплексе «Бюро пропусков». Электронные пропуска делятся на именные карты и гостевые карты. Предусмотрена отдельная нумерация каждого вида пропуска. Именной электронный пропуск может быть связан с постоянным персональным бумажным пропуском, гостевая карта с разовым персональным бумажным пропуском. |
 |
Просроченные пропуска и истекающие пропуска. При запуске программы появляется протокол с информацией о просроченных и истекающих пропусках бумажных и электронных. За сколько дней нужно предупредить об окончании действия пропуска настраивается пользователем в программе. В журналах документов «Пропуск» и «Электронный пропуск» есть настраиваемые формы списков для отбора просроченных пропусков и истекающих пропусков.
| Организации. В программе ведется база данных по организациям, заказывающим пропуска. Организации используются в заявках на выдачу пропуска и пропуске как организации, подавшие заявку, в документах «Физические лица» и «Транспорт» как место работы физического лица или водителя. Кроме базовой информации об организации возможно так же хранение сканов различных документов, например договоров. |
|
Физические лица. Аналогично ведется база данных собственных сотрудников и прочих физических лиц. В каждой записи (документе) предусмотрено хранение базовой информации и сканов документов по физическому лицу. Кроме этого, в документе может храниться фотография сотрудника и образец его подписи. Из документа «Физлица» можно увидеть бумажные и электронные пропуска, когда-либо выданные этому физическому лицу. |
 |
|
 |
Транспорт. В программе предусмотрена регистрация транспортных средств с перечислением водителей, пользующихся этим транспортным средством. Возможно также хранение сканов документов по транспортному средству. Водители должны быть из базы физических лиц. По транспорту из документа можно увидеть выданные пропуска. Если транспортному средству пропуск не выдавался, то кнопка для просмотра пропусков отсутствует. |
Программа «Бюро пропусков» вариант II. Состав и основные функции
| Программный модуль, встраиваемый в Корпоративную Информационную Систему. В модуле ведется учет заявок на выдачу пропусков и пропусков, выданных по заявкам, а такжеучет квитанций на оплату услуг по выдаче пропусков. Прейскурант на услуги предоставляемые бюро пропусков, ведется в прайс-листе по услугам. В прайс-лист вводится стоимость услуг на оформление различных видов пропусков для посещения территории аэропорта. При взимании платы за услуги бюро пропусков выписывается квитанция на бланке строгой отчетности (квитанции разных сборов). Для контроля бланков строгой отчетности (квитанции разных сборов) предусмотрена связь с системой «Учет бланков строгой отчетности». |
|
Отчет кассира предназначен для учета движения бланков строгой отчетности в бюро пропусков. Для нового отчета данные о наличии бланков на начало дня заполняются программой автоматически по остаткам на конец дня предыдущего отчета кассира данного бюро пропусков. В таблицу можно добавлять новые строки в случае получения новой пачки бланков из бланковой кладовой. В таблице могут редактироваться только первые пять колонок. При вводе «Начало дня от» и «Начало дня до», автоматически рассчитывается «Начало дня кол-во», а при изменении поля «Начало дня кол-во», пересчитывается поле «Начало дня до». |
 |
В таблицу можно добавлять новые строки в случае получения новой пачки бланков из бланковой кладовой. В таблице могут редактироваться только первые пять колонок. При вводе «Начало дня от» и «Начало дня до», автоматически рассчитывается «Начало дня кол-во», а при изменении поля «Начало дня кол-во», пересчитывается поле «Начало дня до».
Остаток на конец дня рассчитывается автоматически на основании наличия бланков на начало дня, количества использованных и аннулированных за день бланков и количества возвращенных бланков. Количество использованных бланков вручную не вводится. Оно рассчитывается автоматически по мере выписки (ввода новых документов) квитанций разных сборов. Количество возвращенных бланков вводится вручную. После ввода возвращенных бланков, изменять данную пачку в данном отчете нельзя. Из документа можно просмотреть квитанции, выписанные инспектором за смену.
|
Заявка на получение пропуска. Возможна предварительная регистрация заявок на выдачу пропусков, поступающих от контрагентов и подразделений аэропорта. Через заявку можно вести автоматическую нумерацию разовых и временных пропусков по услуге в пределах года. Непосредственно из заявки можно будет в дальнейшем выписать квитанцию на получение оплаты по предоставленным услугам и выданным пропускам, а также распечатать некоторые виды пропусков. |
|
Квитанция. Выписанная квитанция подтверждает факт оформления пропуска. На основании данных по квитанциям производятся все денежные расчеты (наличные и безналичные) с заказчиком. Вид оплаты указывается при выписке квитанции за оформление пропуска. Номер квитанции определяется программой автоматически по отчету кассира (инспектора бюро пропусков). Квитанции могут выписываться из заявки или из отчета кассира. Из квитанций разных сборов возможен импорт данных в бухгалтерский документ реализации услуг для дальнейшего формирования проводок и счетов-фактур. |
 |