Бюджетирование и отдел снабжения

Программный комплекс позволяет эффективно управлять перспективным и текущим планом закупки, финансовыми ресурсами предприятия, координировать работу отдела снабжения и укреплять финансовую дисциплину на предприятии. За каждой позицией закупки закреплен ответственный исполнитель – агент отдела снабжения (менеджер по снабжению). Имеется возможность сравнивать текущие закупки с планируемым бюджетом и корректировать дальнейшую деятельность по материально-техническому снабжению. Отслеживаются норма запаса, остатки на складах, поступление на склад и передача материальных ценностей в подразделения.

Формирование и ведение планового годового бюджета закупок товарно-материальных ценностей (ТМЦ). План закупки формируется помесячно на основании годовых заявок от подразделений в разрезе статей затрат. Указывается планируемая цена закупки с учетом коэффициента инфляции и планируемый ответственный исполнитель – менеджер по снабжению. Возможно формирование нескольких проектов плана закупки, их анализ, выбор базового варианта и утверждение его в качестве годового бюджета предприятия по закупкам. Утвержденный годовой план закупки копируется в текущий план закупки, исполнение которого отслеживается в течение года.

Планирование закупок в соответствии с утвержденной сметой затрат по направлениям расходов. В процессе планирования можно создавать несколько вариантов смет, проводить анализ вариантов и выбрать окончательный вариант, который отмечается, как утвержденный (действующий). В году может быть только одна действующая смета.

Автоматизированный анализ отклонения планируемых закупок от сметы затрат в разрезе направлений расходов.

Ведение текущего плана закупки. Перед началом очередного календарного месяца уточняется месячный план закупки на основании заявок от подразделений. Заявленное подразделениями количество сравнивается с запланированным в годовом бюджете количеством, нормой запаса и остатками на складе, уточняется цена закупки. На основании анализа определяется количество закупаемого ТМЦ (количество к исполнению), сроки закупки и менеджер (агент) по снабжению. Сформированный таким образом месячный план закупки группируется отдельно по каждому агенту в качестве месячного задания.

Исполнение заявки (поставки) определяется по фактическому поступлению ТМЦ на склад и отпуску его в подразделение. Для удобства движение ТМЦ отображается на самой экранной форме текущего плана закупки.

Автоматизированный анализ отклонения текущего плана закупок и фактических расходов на приобретение материалов от сметы утвержденной затрат в разрезе направлений расходов.

Управление закупками, проводимыми на конкурсной основе, отдельно по российским поставщикам и по прямым импортным поставкам. Учет общих данных по проведению конкурса (тендера) таких, как способ определения поставщика, этап закупки, даты начала, окончания и рассмотрения заявок и другие, а также данных по закупаемой продукции, поставщикам и производителям.

Подготовка для поставщиков электронных спецификаций по закупаемым товарам (структурированный Excel файл) и автоматическая загрузка ценовых предложений поставщиков.

Автоматический выбор победителя (наилучшего ценового предложения) отдельно по позициям закупки или по лоту в целом. В дальнейшем по результатам работы Тендерного комитета пользователь может изменить победителя вручную.

Хранение в базе данных электронных документов (например, отсканированных копий), связанных с проведением данного конкурса.

Подготовка сводной таблицы (Excel отчета) для Тендерного комитета с разбивкой по кварталам и указанием прошлой цены (последней предыдущей покупки) и индекса цен поставщиков относительно этой цены. В отчете также содержится другая информация важная для принятия решения такая, как срок поставки, форма и порядок оплаты, источник финансирования, планируемый индекс и другая.

Имеется два варианта работы со складом. В первом варианте склад ведется в программе 1С и движение по складу подгружаются в базу программного комплекса в автоматическом режиме. Во втором варианте склад ведется в программном комплексе, а движение по складу экспортируется в программу 1С.

Работу со складом для второго варианта можно посмотреть здесь

Имеющийся в программном комплексе аналитический блок позволяет группировать и  отображать информацию в различных разрезах: по подразделениям, по статьям затрат, по ответственным исполнителям и прочее. Можно сравнивать различные варианты проекта бюджета, плановый бюджет и текущий, получать отклонение от плана и другое.

В базовый вариант поставки входят следующие отчеты:

• Заявка сводная МТС
• Направление расходов по подразделениям – план
• Направление расходов по подразделениям – текущий
• Бюджетная разница направлений расходов по подразделениям
• Заявка текущая сводная
• Заявка для выполнения
• Заявка от подразделения
• План платежей на оплату приобретаемых ТМЦ
• Сроки исполнения заявок

Набор отчетности может быть расширен под специфические требования Заказчика.